Skola/ro/öd 1 eller 2 anger att en skola / ett överlärardistrikt/rektorsområde har haft samma namn vid två skilda tillfällen (eller efter organisationsförändringar), tex S:t Eriks gymnasium 1 resp. 2.
Alternativa namn/tidigare namn på skolor anges i separat fält för detta.
Under Rektorsområde anges vilket överlärardistrikt (öd) resp. rektorsområde (ro) en skola tillhört. Skolor som varit huvudskola (rektorsskola) anges.
Annexskolor anges endast under öd/ro och ej under huvudskolan.
Arkivuppgifterna anger var skolornas arkiv återfinns så vitt känt är.
Arkiv hos SSA upptar skolarkiv som förvaras på stadsarkivet.
SSA/1234 är arkivets referensnummer hos stadsarkivet. I några fall saknas dock arkivförteckning.
För skolarkiv förvarade på Stadsarkivet anges det arkivnamn som angetts av den som förtecknat arkivet även om detta namn ibland har visat sig vara missvisande, felaktigt eller eljest kan diskuteras.
Om en uppgift av typen ”SSA/1234: 1924-1945” anges i arkivfältet (dvs att arkivnamnet utelämnats) innebär detta att arkivet (i regel) har samma namn som det som återfinns i fältet ”Skolans namn”.
Arkiv hos övriga anger vad som är känt om förvaringen av skolarkiv utanför stadsarkivet.
Södra Latin 1968- anger att arkivet finns kvar på skolan (from detta årtal).
Historik mm upptar i allmänhet först information om skolformer mm som funnits/finns vid resp. skola. Därefter ges historiska uppgifter mm i den mån de varit tillgängliga/kända. Uppgifter om litteratur kan ibland också anges.
För friskolor används uttrycket ”på skolan” (under rubriken ARKIV Övriga) för att ange att arkivet inte finns på Stadsarkivet.
Observera att offentlighetsprincipen inte gäller för friskolor!
From vt 2012 ska friskolor enligt den nya skollagen lämna kopior av slutbetyg i grundskola och gymnasium och i Stockholm är det stadsarkivet som tar emot dessa.
Några upphörda friskolor har lämnat in betygsdokument till stadsarkivet; andra inte. I det senare fallet kan det i värsta fall vara så att betygsdokumentationen är förlorad!
Ett fåtal friskolor har haft avtal med stadsarkivet och har då levererat betygsdokument för åren innan 2012.
Uttrycket ”okänt” anger just att det för närvarande är okänt var ett eventuellt arkiv finns (det kan tex mycket väl [sedan länge] vara förlorat/kastat). I några fall kan uppgift anges om sökmöjligheter som inte är säkerställda.
Betyg ur skolarkiven kan beställas via Stadsarkivets betygsformulär.